Wydaje się, że notowanie, dokumentowanie i porządkowanie to czynności, które zostały wymyślone po to, by spowolnić i obrzydzić pracę nad projektem. Wydaje się, że ta uciążliwość niczemu nie służy. Raczej nie widuje się ludzi korzystających z notatek. Osoby występujące w telewizji ukrywają swoje notatki lub po prostu ich nie mają. Zacząłem się zastanawiać, czy to nie znaczy, że notowanie wyszło z mody, że to obciach mieć zeszyt pełen szkiców, pomysłów, karteczek, biletów? Na szczęście ostatnio wróciłem do przygód Nathana Drakea, który robi genialne notatki…

“The difference between screwing around and science is writing it down.”

― Adam Savage

Notowanie – 1 krok

Pierwszy krok jest jak zwykle najtrudniejszy, natomiast jest prosty sposób by przełamać się i zrobić pierwszy wpis w dzienniku twojego projektu, pierwszą notatkę. Bez większego kombinowania weź zwykły kawałek papieru (może to być kartka samoprzylepna, serwetka, paragon, bilet, cokolwiek) i napisz na nim „To jest pierwsza notatka w sprawie projektu pod tytułem: …” i koniecznie data. Ten malutki zapisek będzie pełnił ważną funkcję. Spowoduje, że z pozycji „nie mam jeszcze nic” przejdziesz do pozycji „już coś mam”. Ponadto notatka wykonana na papierze stawia bardzo ważne pytanie: „Co zrobić, żeby jej nie zgubić?” To pytanie jest punktem wyjścia do opracowania metody gromadzenia notatek.

Notowanie – papier

Notowanie na papierze ma bardzo istotną zaletę – notatki są fizyczne. To znaczy, że można je wziąć do ręki, zobaczyć ile ich jest, przekartkować, podrzucić. Dzięki tym cechom twój zbiór notatek może pełnić funkcję czegoś na zasadzie paska postępu. Im więcej notatek, tym więcej zrobiłeś (w teorii, bo w praktyce… zaraz zobaczysz).

Notatki papierowe muszą powstawać w konkretnych okolicznościach. Ze względu na dostępność technologii notowanie papierowe zmieniło swoje znaczenie. Coraz rzadziej spotyka się ludzi, którzy mają przy sobie notes. Nie oceniam, zwracam uwagę, że notatka papierowa wymaga specjalnej uwagi, trzeba mieć na czym pisać, czym pisać. Ta specjalna uwaga musi się jakoś tłumaczyć. Notowanie na papierze, to dziś swego rodzaju ceremonia. Żeby można było się za nią zabrać, trzeba mieć co świętować.

Tworzenie notatek powinno odbywać się regularnie. To trudne, choćby ze względu na to, o czym piszę w poprzednim akapicie. Skoro pisanie ma być przyjemne i zawsze o czymś, to co zrobić w sytuacji kiedy nie ma co napisać. Szybko można odwrócić skuteczną rolę notatnika jako „paska postępu” w łańcuch demotywujących zapisków z „nic nie dziania się”. Warto zatem znaleźć złoty środek między każdorazowym notowaniem wzorów na zmianę świata na lepsze a „Drogi pamiętniczku dziś nie stało się nic”.

Co zrobić kiedy utknę?

Na przełamanie blokady w pisaniu dziennika lub innej regularnej formy notowania polecam zmienić formę. Czasem zamiast walczenia ze sobą by utrzymać sposób pisania (np. naukowy) można pozwolić sobie na napisanie wiersza, opowiadania, narysowanie czegoś (nie koniecznie diagramu lub wykresu, ale raczej na przykład wojowniczej mrówki lub żółwia perkusisty). Taka wycieczka do innego świata często powoduje, że gdzieś tam pod powierzchnią (na której powstaje twój rysunek) praca nad projektem dalej się toczy, tylko ty nie uczestniczysz w niej świadomie, bo twoja świadomość akurat rysuje żółwia za perkusją. Takie zjawisko nazywa się przerwa inkubacyjna i jest zaskakująco ważnym elementem procesu tworzenia.

Warto przygotować się do notowania, siąść już z gotowym pomysłem na to, o czym się będzie pisać. Jednak nie należy trzymać się tego sztywno. Jeśli pisanie spowoduje refleksję, coś się zmieni pozwól sobie pisać co ci przychodzi na myśl. Na razie nie martw się o to, czy „twój pamiętniczek” cię zrozumie. Spójrz później na to, co napisane, podkreśl najważniejsze rzeczy, podoklejaj kartki z dygresjami, dorysuj walczące mrówki.

Pamiętaj, że każdy wpis lub notatka, niezależnie od wielkości i wagi musi mieć DATĘ i krótką informację, o czym jest. Pomyśl o tym jako o uprzejmości dla ciebie z przyszłości, który będzie musiał się połapać, w tym co teraz piszesz.

Notowanie – cyfra

Kiedy tylko zabierzesz się za przeszukiwanie internetu, żeby znaleźć metody cyfrowego notowania z pewnością trafisz na:

• Evernote – to największa i najszerzej promowana platforma do przechowywania notatek. Jednak mnie nie przekonuje. Jest toporne, ma niezrozumiałe dla mnie ograniczenia dotyczące funkcji free i premium, interface w wersji desktopowej ma mnóstwo funkcji i przestrzeni, z których nie umiem skorzystać. Jednak większość „notujących” korzysta właśnie z tego narzędzia.
• MS OneNote – narzędzie Microsoftu, które kiedyś zachwyciło mnie tym jak łatwo można tworzyć przestrzenie do pisania, łączyć je, kolorować, podkreślać. Z radością zacząłem notować przy pomocy tego programu. Jednak po jakimś czasie okazało się, że samo kolorowanie, i łączenie, i ciągła potrzeba dbania o to jak notatka wygląda (by wszystko nie leżało na kupie) jest istotniejsze od mojej notatki. Wielu profesjonalistów korzysta z tego rozwiązania bo dobrze opanowane faktycznie daje niesamowitą możliwość porządkowania danych. Jak Bento. Ale chyba już nikt nie pamięta Bento.
• Google Keep – to narzędzie ma wszystkie funkcje „ubocznych” produktów Google. Jest zaskakująco przydatne, elegancko wykonane, budzi poczucie, że tylko ja z tego korzystam i z jakiegoś powodu nie wchodzi od razu do codziennego użytku. Jednak po przyjrzeniu się temu rozwiązaniu mam wrażenie, że ma wszystkie funkcje, które są mi potrzebne, nie narzuca sposobu pracy, jest eleganckie i nic nie kosztuje.

Wszystkie powyższe rozwiązania spełniają bardzo istotne warunki:

• Praca w chmurze – mają opcję WEB, mobile i desktop i dzięki temu możesz mieć dostęp do swoich notatek praktycznie wszędzie (to dość istotne zwłaszcza kiedy chcesz komuś coś pokazać a akurat nie masz ze sobą… pendrive’a).
• Opcja Free – pozwalająca na wykorzystywanie pewnych funkcji bez płacenia.
• Media – pozwalają dodawać do notatek różnego rodzaju media: zdjęcia, audio, wideo, linki.
• Tagi i kategorie – dzięki nim to co zapiszesz może być przeszukiwane nie tylko ze względu na treść, ale i kategorie oraz dodatkowe opisy.

Zasady przy cyfrowym notowaniu

Wyszukiwanie treści – sprawa wydaje się prosta. Jednak istotne jest to, czy aplikacja której używasz do tworzenia notatek indeksuje je w systemie, albo innymi słowy, czy moja wyszukiwarka systemowa potrafi do nich zajrzeć. Czyli nie tylko potrafi znaleźć aplikację, w której notujesz, ale przede wszystkim konkretny tekst z notatki, lub tag, lub kategorię. Istotne jest, żeby twój smartfon to potrafił, dlatego że to on będzie ci służył do robienia większości notatek elektronicznych.

Łączenie treści papierowych i elektronicznych – do tego wykorzystuję dwie aplikacje: Post-it® Plus i Paper by 53. Te dwie apki pozwalają mi na to, żeby na dokumencie napisanym ręką dorysowywać i dopisywać rzeczy i przechowywać je w chmurze. Dzięki temu mój drogocenny zeszyt (lub pięć) mogą spokojnie i bezpiecznie leżeć na biurku podczas kiedy ja mam dostęp do notatek i mogę z nimi pracować.

Post-it® Plus

Post-it® Plus

Paper by 53

Paper by 53

Podsumowanie

Budowanie notatek to kluczowa umiejętność przy pracy nie tylko nad projektem. Aby miało ono sens trzeba pamiętać o pisaniu regularnie, zwracaniu uwagi na to co się pisze oraz na pisaniu w taki sposób, by dało się później z tych notatek coś wywnioskować.